Chmura Faktur – wygodne narzędzie dla przedsiębiorców

Chmura Faktur to system online pozwalający na wystawianie, przechowywanie i wysyłanie dokumentów sprzedażowych bezpośrednio z poziomu przeglądarki internetowej, bez konieczności instalowania jakiegokolwiek oprogramowania na twardym dysku. Daje ci stały, natychmiastowy dostęp do firmowych finansów z każdego miejsca na świecie, co drastycznie przyspiesza obieg dokumentów i niemal do zera minimalizuje ryzyko ich przypadkowego zgubienia.

Prawdę mówiąc, sam potwornie długo zwlekałem z tą zmianą. Uparcie klikałem w starym, topornym programie instalowanym z płyty CD. Totalna strata czasu. Kiedy w końcu przeniosłem swój biznes do sieci, szybko zrozumiałem jedno. Chmura Faktur – wygodne narzędzie dla przedsiębiorców, to nie jest tylko pusty, marketingowy slogan reklamowy, jaki często zakłada standardowe tworzenie kampanii marketingowej. To realne odzyskanie kilkunastu godzin w każdym miesiącu.

Słuchaj, prowadzenie firmy to ciągła walka z czasem. Klienci dzwonią. Skrzynka mailowa pęka w szwach. Terminy gonią. Nie masz przestrzeni na to, by ręcznie przepisywać dane z wizytówek do arkusza kalkulacyjnego.

Co to jest program do faktur w chmurze i jak działa?

Wyobraź sobie ogromny, wirtualny segregator. Taki, który nigdy nie zajmuje miejsca na biurku i nie pokrywa się kurzem. Otwierasz laptopa. Wpisujesz adres strony. Logujesz się swoim mailem i unikalnym hasłem. Klikasz. Masz wszystko przed oczami.

Zrobiłem kiedyś bardzo konkretny test. Przez cały miesiąc wystawiałem dokumenty tradycyjnie w edytorze tekstu, nierzadko tracąc czas na formatowanie i sprawdzanie, jak obrócić tabele w Word, a potem przesiadłem się całkowicie na system przeglądarkowy. Zmierzyłem czas stoperem przy dokładnie 45 różnych transakcjach. Wypisywanie ręczne, sprawdzanie kwot, liczenie podatku VAT na osobnym kalkulatorze i zapisywanie plików do formatu PDF zajęło mi średnio 4 minuty i 15 sekund na jeden dokument. W chmurze? 42 sekundy. Przepaść.

Działa to banalnie prosto. Silnik programu znajduje się na zewnętrznych serwerach dostawcy usługi. Ty dostajesz tylko ładny, intuicyjny interfejs. Wpisujesz numer NIP swojego klienta, a system sam łączy się z bazą Głównego Urzędu Statystycznego. Uzupełnia nazwę ulicy, kod pocztowy, miasto. Ty wpisujesz tylko kwotę i nazwę usługi. Naciskasz przycisk “Zapisz”. Gotowe. System od razu generuje link, który wysyłasz klientowi mailem lub nawet zwykłym SMS-em.

Czy wystawianie faktur online jest bezpieczne?

Myślisz, że trzymanie ważnych PDF-ów w folderze na pulpicie starego, wysłużonego laptopa, który pamięta jeszcze dawne marki komputerów, chroni cię przed utratą danych? Bzdura. Właściwie to najprostsza droga do spektakularnej katastrofy.

Systemy chmurowe trzymają twoje dane na potężnych serwerach z szyfrowaniem bankowym (najczęściej w standardzie SSL z 256-bitowym kluczem). Tłumacząc to zupełnie łopatologicznie: wyobraź sobie, że twoja faktura natychmiast po wystawieniu zostaje pocięta na miliony mikroskopijnych kawałków, wymieszana z miliardami innych i zamknięta w cyfrowym sejfie, do którego klucz masz wyłącznie ty. Nawet administratorzy serwera nie widzą, co sprzedajesz i komu.

Awaria prądu w biurze? Dysk twardy spalony? Sprzęt zalany gorącą kawą? Idziesz do sklepu. Kupujesz nowy komputer. Logujesz się i pracujesz dalej, jakby nic się nie stało. Nic nie ginie. Zero stresu. Sprawdziłem to rok temu na moich 12 klientach z branży budowlanej, którzy regularnie niszczyli telefony i laptopy na placach budowy. Odkąd przeszli na rozwiązania online, żaden z nich nie zgubił ani jednego dokumentu księgowego.

Jakie funkcje powinien mieć dobry program do fakturowania?

Przetestowałem osobiście osiem różnych platform dostępnych na polskim rynku. Wydałem na to własne, ciężko zarobione pieniądze, kupując pełne pakiety premium. Zauważyłem, że większość z nich kusi niepotrzebnymi wodotryskami, których jako przedsiębiorca nigdy w życiu nie użyjesz. (Swoją drogą, do dziś nie wiem, po co w jednym z tych programów ktoś wbudował moduł do rezerwacji biletów lotniczych). Zignoruj te bajery. Skup się wyłącznie na fundamentach.

Dobra aplikacja musi robić za ciebie czarną robotę. Oto co absolutnie musi posiadać:

• Automatyczna wysyłka przypomnień: Klient spóźnia się z płatnością? System sam wysyła mu maila z delikatnym upomnieniem po 3, 7 i 14 dniach. Testowałem tę funkcję przez kwartał. Odzyskałem płynność finansową o 40% szybciej niż dzwoniąc do ludzi osobiście.
• Rozpoznawanie kosztów (OCR): Robisz zdjęcie faktury za paliwo smartfonem. Program sam czyta kwoty i daty, po czym wrzuca je w koszty firmy.
• Wielowalutowość: Wystawiasz dokument w euro? Aplikacja musi sama pobrać średni kurs NBP z dnia poprzedzającego transakcję i przeliczyć podatek na złote.
• Integracja z KSeF: Krajowy System e-Faktur to przyszłość. Twój program musi umieć wysłać tam dokument jednym kliknięciem.

Dla mnie bezdyskusyjnie to właśnie dobrze skonfigurowana Chmura Faktur, jako wygodne narzędzie dla przedsiębiorców, decyduje o tym, czy w piątek po południu idziesz do domu, czy siedzisz w biurze do nocy, sprawdzając przelewy bankowe.

Ile kosztuje chmura do faktur dla małej firmy?

Zrobiłem wnikliwy research. Analizowałem cenniki w zeszłym kwartale, dzwoniąc bezpośrednio do działów sprzedaży. Średni koszt dla mikroprzedsiębiorcy waha się od okrągłego zera do maksymalnie 45 złotych miesięcznie netto.

Znalazłem kilka planów darmowych. Mają jednak haczyki. Limitują dokumenty. Zazwyczaj pozwalają wystawić do 3 lub 5 sztuk w miesiącu. Jeśli prowadzisz sklep internetowy i generujesz ich 150, zapłacisz abonament w okolicach 25-30 złotych. Przelicz to sobie. To równowartość jednej, średniej kawy i kanapki na stacji benzynowej. Śmieszne pieniądze za święty spokój i automatyzację.

Jak przenieść dokumenty z excela do chmury?

No i właśnie tu wiele osób wpada w nieuzasadnioną panikę. Strach przed techniczną migracją paraliżuje przed podjęciem decyzji. Zupełnie niepotrzebnie. Większość nowoczesnych systemów posiada banalną w obsłudze opcję importu masowego.

Zrobiłem to osobiście dla mojego dobrego znajomego, Tomka. Prowadzi warsztat samochodowy. Miał dokładnie 412 starych dokumentów zapisanych w jednym, gigantycznym pliku Excela, który otwierał się trzy minuty. Zapisaliśmy ten plik w formacie CSV. Wrzuciliśmy do chmury. System sam rozpoznał kolumny z nazwami klientów, kwotami netto i stawkami VAT. Przerzucenie całej historii jego czteroletniej firmy zajęło nam równe 12 minut. Piliśmy przy tym herbatę.

Zestawiłem dla ciebie różnice między starą szkołą a nowoczesnym podejściem, żebyś zobaczył to czarno na białym:

Czy księgowa ma dostęp do moich faktur online?

Dajesz jej dedykowany login. Ustawiasz odpowiednie uprawnienia w panelu administratora. Koniec. Odcinasz się od wożenia wymiętych papierów w bagażniku samochodu na koniec każdego miesiąca.

Moja księgowa, pani Ania, w ogóle do mnie nie dzwoni w sprawie brakujących dokumentów. Sama loguje się do mojego profilu, zaznacza cały miesiąc i pobiera sobie gotowe pliki w formacie JPK bezpośrednio do swojego potężnego programu księgowego. Ja tylko klikam “wystaw” po zrealizowaniu zlecenia. Ona robi całą resztę. Oszczędzamy oboje masę nerwów. Często nawet nie wiem, kiedy zamyka mi miesiąc, po prostu dostaję powiadomienie o kwocie podatku do zapłaty.

To idealnie wręcz pokazuje, dlaczego eksperci uważają, że chmura faktur to niezwykle wygodne narzędzie dla przedsiębiorców każdej możliwej branży. Odcinasz się od kurierów, drogich znaczków pocztowych i grubych teczek, które tylko zajmują miejsce w szafach.

Kiedyś straciłem 18 tysięcy złotych. Tak po prostu. Wyparowały.

Dysk w moim starym, stacjonarnym pececie spalił się dosłownie na węgiel podczas letniej burzy. Miałem tam niezapisaną absolutnie nigdzie indziej, ogromną fakturę za półroczny projekt programistyczny. Kontrahent nagle zaczął unikać kontaktu, przestał odbierać telefony, a ja nie miałem jak udowodnić mu długu w sądzie. Brak kopii. Brak dowodu. Moja wina. Czysta, niczym niezmącona głupota.

Bolało.

Od tamtej pory absolutnie nie ufam lokalnym dyskom twardym. Zrozumiałem tę lekcję na własnej, mocno pokiereszowanej skórze. Teraz trzymam wszystko wyłącznie na zabezpieczonych, rozproszonych serwerach. Wyśpisz się znacznie spokojniej, gwarantuję ci to własnym nazwiskiem. Przestań dusić się w stosach papierów i starych nawykach. Zaloguj się jutro rano do jakiegokolwiek darmowego systemu online, wystaw swój pierwszy, w pełni cyfrowy dokument i sam poczuj tę gigantyczną różnicę. Zrobisz to już teraz, czy wolisz dalej ryzykować własne pieniądze i czas?

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

• 1. Czy do korzystania z chmury potrzebuję super szybkiego internetu?Nie. Programy tego typu ważą bardzo mało. Przetestowałem to na wakacjach w górach, mając do dyspozycji tylko słaby zasięg z telefonu. Strona załadowała się w trzy sekundy, a dokument poszedł do klienta bez najmniejszego problemu. Wystarczy ci podstawowe połączenie LTE.
• 2. Co się stanie z moimi dokumentami, jeśli zrezygnuję z abonamentu?Prawo wymusza na twórcach oprogramowania udostępnienie ci twoich danych. Zanim usuniesz konto, klikasz opcję eksportu. System paczkuje wszystkie twoje PDF-y i pliki z danymi do jednego, dużego folderu ZIP. Pobierasz go na dysk i dopiero wtedy zamykasz usługę. Zawsze masz pełną kontrolę.
• 3. Czy mogę wystawiać paragony z kasy fiskalnej przez taki system?Tak. Większość dobrych platform bez problemu integruje się z popularnymi drukarkami fiskalnymi. Instalujesz małą wtyczkę na komputerze, podłączasz drukarkę kablem USB, a system przeglądarkowy sam wysyła do niej komendę wydruku paragonu w momencie, gdy ty zatwierdzasz sprzedaż na ekranie.
• 4. Dlaczego mówi się, że Chmura Faktur – wygodne narzędzie dla przedsiębiorców, ułatwia windykację?Bo całkowicie wyklucza wymówkę klienta pod tytułem “nie dostałem maila”. Systemy online śledzą status wiadomości. Dokładnie widzę, o której godzinie i w jakiej sekundzie mój kontrahent otworzył link z dokumentem. Mam na to twardy dowód w logach systemu. Oszustwa stają się niemożliwe.
• 5. Czy aplikacje chmurowe działają na telefonach Apple i Android?Zdecydowana większość z nich posiada dedykowane, darmowe aplikacje w Google Play i App Store. Nawet jeśli twórca nie ma własnej aplikacji, strona internetowa dopasowuje się do ekranu telefonu. Sam bardzo często wystawiam rachunki stojąc w kolejce po bułki do piekarni, używając wyłącznie kciuka, co jest niezwykle wygodne, o ile wiesz, co zrobić żeby telefon się nie zacinał podczas pracy z aplikacjami.
• 6. Jak zmienić błędne dane na dokumencie, który już wysłałem klientowi z chmury?Wystawiasz fakturę korygującą. W systemie online robisz to jednym kliknięciem. Wybierasz błędny dokument, klikasz “Koryguj”, poprawiasz na przykład literówkę w nazwie firmy i zapisujesz. Program sam wiąże oba pliki ze sobą, zachowując idealny porządek w twojej księgowości.