Baselinker w e-commerce – czy warto i dlaczego?

Wdrożenie systemu BaseLinker w e-commerce bezdyskusyjnie się opłaca, bo drastycznie tnie koszty obsługi zamówień i pozwala obsługiwać wiele platform sprzedażowych z jednego panelu bez zatrudniania dodatkowych pracowników. Decyzja ta ma jednak sens tylko wtedy, gdy sprzedawca realizuje minimum kilkadziesiąt paczek dziennie i posiada uporządkowaną gospodarkę magazynową.

Mniej paczek to strata pieniędzy. Po prostu.

Większość sklepów internetowych na pewnym etapie dusi się od nadmiaru ręcznej roboty. Przeklejanie adresów z Allegro do panelu InPostu. Ręczne wystawianie faktur w Subiekcie. Odpisywanie klientom, że paczka ma opóźnienie. To pochłania godziny. Zastąpiliśmy te procesy automatyzacjami u nas na magazynie i nagle okazało się, że dwie osoby robią to, co wcześniej pięć. Zyski rosną, błędy ludzkie spadają. Zresztą prawda jest absolutnie taka, że bez integratora nie masz szans na skalowanie biznesu poza lokalne ramy.

Dlaczego integracja sprzedaży wielokanałowej to często brutalne zderzenie z rzeczywistością?

Wchodzisz do panelu. Widzisz setki opcji, zakładki, moduły. Sprzedawcy myślą, że podpięcie konta Allegro i sklepu na Shoperze załatwi sprawę w pięć minut. Guzik prawda. Baza produktowa to najczęstszy punkt zapalny każdej nowej konfiguracji. Jeśli nie masz spójnych kodów SKU i EAN na sklepie, na marketplace i w hurtowni, BaseLinker nie połączy tego w jedną całość. Wyskoczą ci duble. Klienci kupią towar, którego fizycznie nie masz na półce.

Zrobiliśmy ten błąd na wdrożeniu u klienta w zeszłym roku. Zaufaliśmy, że EANy w jego starym Magento są poprawne. Po odpaleniu synchronizacji system wyzerował stany na Amazonie na najbardziej rotujących produktach przed samym weekendem. Był gniew, telefony o 6 rano i ręczne łatanie bazy SQL. To uczy pokory do danych.

Jakie błędy popełniamy przy spinaniu Allegro z własnym magazynem?

Podstawowym problemem jest złe mapowanie statusów zamówień. BaseLinker pozwala zbudować drzewo statusów. Ludzie tworzą ich za dużo. Robią bałagan.

• Tworzenie statusów typu “Przekazane do weryfikacji przez kierownika zmiany”, które nic nie wnoszą do procesu, a tylko blokują automatyczne akcje wysyłające maile do klienta.
• Brak włączonej opcji twardej rezerwacji stanu magazynowego po wpadnięciu zamówienia.
• Zapominanie o konfiguracji cenników dostaw, przez co system nie wie, czy rzucić paczkę na gabaryt B w Paczkomacie, czy wezwać kuriera DPD.
• Niewypełnienie powiązań stawek VAT dla rynków zagranicznych.

Ten drugi punkt to absolutny dramat. Klient rzuca towar do koszyka o 23:00. O 23:05 inny kupuje to samo na Erli. System musi natychmiast, w ułamku sekundy, zdjąć sztukę z wirtualnej półki. Jeśli tego nie ustawisz, rano masz dwa opłacone zamówienia i jeden produkt w ręce. Wtedy dzwonisz i przepraszasz.

Czy BaseLinker w e-commerce opłaca się małym sklepom?

Nie zawsze. Bądźmy szczerzy. Abonamenty poszły w górę. Kiedyś to było narzędzie za grosze. Dzisiaj opłaty rosną proporcjonalnie do liczby zamówień i aktywnych ofert. Jeżeli masz mały butik na WooCommerce, sprzedajesz rękodzieło i wysyłasz dziesięć paczek w tygodniu, darmowe wtyczki do kurierów w zupełności ci wystarczą.

Koszty abonamentu pożerają marżę, gdy masz w ofercie dziesiątki tysięcy tanich produktów dropshippingowych, które w ogóle się nie sprzedają. System pobiera opłatę za utrzymanie aktywnych ofert. Musisz ciąć martwe aukcje. Zrobiliśmy czystkę u jednego ze sprzedawców części samochodowych. Wyrzuciliśmy 40 tysięcy starych ofert bez sprzedaży od roku. Rachunek za integratora spadł drastycznie.

Kiedy koszty abonamentu pożerają marżę?

W zdecydowanej większości przypadków wynika to z lenistwa. Sprzedawcy podpinają hurtownie przez pliki XML i wystawiają wszystko jak leci. BaseLinker mieli te dane, aktualizuje stany co godzinę, a ty płacisz za puste przebiegi. Żeby tego uniknąć, importuj tylko te kategorie, na których masz dobrą cenę zakupu. Resztę zignoruj.

Siedziałem w zeszły wtorek na magazynie na warszawskim Targówku. Zimno jak diabli, piecyk ledwo grzał, a my próbowaliśmy spiąć stany z trzech hurtowni dropshippingowych. Chłopaki z IT rzucali bluzgami, bo API hurtowni zwracało błędy 500. Zamiast bawić się w estetyczne rozwiązania, po prostu napisaliśmy chamski skrypt w Pythonie, który zrzucał XMLa co 15 minut na lokalny dysk i stamtąd BaseLinker to zasysał. Zadziałało. Wszyscy poszliśmy na kebaba o 3 w nocy. Tak wygląda prawdziwa praca na systemach, a nie slajdy na konferencjach.

Jak automatyzacja procesów wpływa na pakowanie paczek?

To jest ten moment, w którym integrator zarabia na siebie. Akcje automatyczne. Ustawiasz warunki i zdarzenia. Koniec z myśleniem.

Dobrym pomysłem jest wdrożenie asystenta pakowania. Pakowacz podchodzi do stanowiska. Skanuje czytnikiem kod kreskowy z karty zamówienia. System sam rozpoznaje towar. Jeśli skaner odbije zły kod EAN, ekran świeci na czerwono i blokuje wydruk etykiety. Jeśli wszystko się zgadza, drukarka termiczna Zebra wypluwa etykietę InPost, a system w tle wysyła do klienta maila z podziękowaniem i linkiem do śledzenia przesyłki. Pracownik nie dotyka myszki. Nie dotyka klawiatury. Tylko skaner i taśma klejąca.

Zyskujesz minuty na jednej paczce. Przy trzystu paczkach dziennie oszczędzasz etat. To czysta matematyka.

Z czym BaseLinker radzi sobie najgorzej na polskim rynku?

Moduł B2B to wciąż proteza. BaseLinker wyrósł na B2C. Obsługa klienta detalicznego to jego rewiry. Kiedy próbujesz spiąć go z zaawansowaną sprzedażą hurtową, zaczynają się schody. Brakuje rozbudowanych limitów kupieckich, zaawansowanych cenników indywidualnych dla konkretnych grup kontrahentów uwarunkowanych terminem płatności. Da się to obejść tagami i dodatkowymi polami, ale to rzeźbienie w błocie.

Raportowanie też leży. Wbudowane statystyki pokazują tylko podstawowe słupki. Ile sprzedałeś, za ile, z jakiego źródła. Jeśli chcesz wyciągnąć głębokie dane o rentowności konkretnego wariantu koszulki z uwzględnieniem kosztów prowizji Kauflandu i zróżnicowanych kosztów dostawy, musisz wyrzucić dane po API do zewnętrznego narzędzia typu Power BI. Sam BaseLinker ci tego nie policzy.

Warto dodać coś o supporcie. System urósł. Liczba użytkowników jest gigantyczna. Czas reakcji na zgłoszenia techniczne potrafi irytować. Kiedyś odpowiedź dostawałeś w kwadrans. Dziś na rozwiązanie grubszych problemów z webhookami czekasz dniami. Dlatego firmy wdrażające te systemy mają pełne ręce roboty. Sklepy wolą zapłacić zewnętrznemu specjaliście za szybką naprawę niż wisieć na ticketach.

Dlaczego systemy ERP nienawidzą zewnętrznych integratorów?

Zderzenie BaseLinkera z polskimi systemami ERP typu Subiekt GT, Comarch Optima czy Enova to zawsze krew, pot i łzy. Te programy księgowo-magazynowe powstawały w czasach, gdy e-commerce raczkował. Mają inną logikę. ERP uważa się za serce firmy. Chce dyktować warunki. BaseLinker też chce być w centrum wydarzeń. Mamy konflikt interesów.

Synchronizacja po starych plikach bazodanowych jest powolna. Jeśli zmienisz cenę w Subiekcie, zewnętrzny integrator potrafi to przetrawić z kilkuminutowym opóźnieniem. W czasie Black Friday te kilka minut to wieczność. Klient kupi towar po starej cenie na Amazonie. Ty dopłacasz do interesu.

Zresztą sama architektura wielu wtyczek łączących ERP z chmurą bywa awaryjna. Często stawia się lokalny program synchronizujący na serwerze z Windowsem. Wystarczy, że Windows pobierze aktualizację w nocy, zrestartuje maszynę i rano integrator nie ma łączności z bazą. Zamówienia wiszą. Magazyn stoi. Zablokuj automatyczne aktualizacje na serwerze z bazą SQL. To najtańsza i najlepsza porada, jaką usłyszysz w tym roku.

Jakie alternatywy dla BaseLinkera mają w ogóle sens?

Prawda jest absolutnie taka, że monopolu nie ma, choć BaseLinker zdominował rynek. Są inne rozwiązania. ErpBox mocno atakuje segment sprzedawców, którzy potrzebują lepszego połączenia z systemami księgowymi. Apilo (dawniej xSale) bardzo dobrze radzi sobie z obsługą skomplikowanych wariantów produktów i ma mocne wsparcie od Shoper Group. Sellasist to ciekawa opcja dla tych, którzy chcą mieć sklep i integratora w jednym pudełku.

Wybór zależy od infrastruktury. Jeżeli masz własny, potężny magazyn i skomplikowaną produkcję, być może lepiej napisać dedykowany most API bezpośrednio między twoim ERP a Allegro, omijając chmurowe integratory całkowicie. To kosztuje dziesiątki tysięcy złotych na start. Wymaga utrzymania deweloperów. Ale daje pełną kontrolę nad kodem.

Zastanówcie się zresztą, dlaczego to na produkcji często wywala błędy przy dużym obciążeniu. Sam się z tym borykałem dzisiaj rano. Chmury mają limity zapytań (Rate limits). API Allegro odrzuci cię, jeśli wyślesz za dużo żądań w jednej sekundzie. BaseLinker kolejkuje te zapytania. Robi to dobrze. Własne, tanie aplikacje często tego nie potrafią i banują ci konto sprzedawcy na kilka godzin za spamowanie serwerów.

Wielokanałowa sprzedaż wymusza porządek. Nie zrobisz skalowania na plikach Excela. Musisz zautomatyzować generowanie etykiet, przydzielanie kurierów i aktualizację stanów. To nie podlega dyskusji. Błędy ludzkie są zbyt drogie. Opłacanie nadgodzin w grudniu zżera zyski ze świątecznych wyprzedaży.

Sprawdź swoje logi. Zobacz, ile czasu twój zespół traci na przeklejanie danych. Policz to. Odpal triala, podepnij jedno konto z małym ruchem i przetestuj drukowanie w tle. Zobaczysz różnicę pierwszego dnia.

Często zadawane pytania (FAQ)

• Czy BaseLinker zastępuje sklep internetowy?
  Nie. BaseLinker to integrator i system zarządzania zamówieniami (OMS). Nie ma front-endu dla klienta końcowego. Musisz posiadać sklep na platformie takiej jak Shoper, PrestaShop czy WooCommerce, lub sprzedawać bezpośrednio na marketplace’ach.
• Ile czasu zajmuje wdrożenie BaseLinkera?
  Podstawowa konfiguracja jednego konta Allegro i kuriera InPost zajmuje kilka godzin. Pełne wdrożenie z asystentem pakowania, integracją ERP i automatyzacjami mailowymi to przeważnie od 2 do 4 tygodni pracy.
• Czy system obsługuje rynki zagraniczne?
  Tak. Posiada integracje z Amazonem, eBayem, Kauflandem i wieloma lokalnymi platformami w Europie. Obsługuje też zagranicznych kurierów i pozwala na mapowanie różnych stawek VAT.
• Jak BaseLinker radzi sobie z paragonami?
  Można go spiąć z drukarką fiskalną zainstalowaną lokalnie na komputerze w magazynie za pomocą autorskiej aplikacji BaseLinker Printer. Paragony mogą drukować się automatycznie w momencie pakowania paczki.
• Czy można używać BaseLinkera do dropshippingu?
  Tak. System pozwala na pobieranie stanów magazynowych i cen z hurtowni zewnętrznych za pomocą plików XML lub CSV, a następnie przekazywanie zamówień bezpośrednio do dostawcy po API lub mailowo.
• Co się stanie w przypadku awarii BaseLinkera?
  W przypadku awarii serwerów chmurowych tracisz możliwość pobierania nowych zamówień i generowania etykiet. Na szczęście krytyczne awarie trwające dłużej niż kilka minut zdarzają się rzadko.

Bibliografia

1. Polska Izba Gospodarcza E-commerce – https://pige.org.pl
2. Izba Gospodarki Elektronicznej – https://eizba.pl
3. Główny Urząd Statystyczny – https://stat.gov.pl
4. Shoper – https://www.shoper.pl
5. Allegro – https://allegro.pl