CPFR – czym jest? Rewolucja w zarządzaniu łańcuchem dostaw

CPFR (Collaborative Planning, Forecasting, and Replenishment) to biznesowy model współpracy, w którym producent i sprzedawca detaliczny wspólnie tworzą jedną, spójną prognozę popytu oraz plan uzupełniania zapasów. Mechanizm ten eliminuje zgadywanie w łańcuchu dostaw, opierając zamówienia na rzeczywistych danych z kas fiskalnych i bezpośredniej wymianie informacji między partnerami.

Wdrożyliśmy ten system u kilku dużych dystrybutorów na Śląsku i wnioski są proste. CPFR zdejmuje z magazynierów obowiązek wróżenia ze szklanej kuli. Sprzedawca daje dane o tym, co zeszło z półek. Producent widzi to w swoim systemie ERP. Obydwie strony ustalają harmonogram dostaw na bazie twardych paragonów, a nie obietnic handlowców. To skraca cykl rotacji towaru. Daje mniejsze koszty magazynowania. Zwiększa rotację gotówki w kasie.

Co to jest CPFR i jak dokładnie działa w logistyce?

Koncepcja CPFR opiera się na ciągłej i bezpośredniej wymianie danych operacyjnych. Zwykle łańcuch dostaw cierpi na brak zaufania. Detalista zamawia towar na zapas, bo boi się braków. Producent produkuje za dużo, bo dostaje zniekształcone sygnały o popycie z rynku. Nazywamy to zjawisko efektem byczego bicza. CPFR ucina ten problem u samego źródła.

Zamiast wysyłać sobie tabelki w Excelu raz w miesiącu, firmy spinają swoje bazy danych. Kiedy klient kupuje zgrzewkę wody w supermarkecie, informacja z punktu sprzedaży (POS) natychmiast trafia do systemu analitycznego. Algorytmy przeliczają ten ubytek i zestawiają go z planem promocyjnym. Następnie system generuje wspólną prognozę. Producent dokładnie wie, kiedy musi podstawić ciężarówkę pod rampę centrum dystrybucyjnego. Brak tu miejsca na interpretacje.

Wymaga to zmiany mentalności. Zrobiliśmy na wdrożeniu w Tychach integrację systemów kasowych z oprogramowaniem dostawcy napojów. Potem zawiesiło się raportowanie zwrotów, więc wprowadzono poprawkę w kodzie przed poniedziałkiem. Prawda jest zresztą absolutnie taka, że początkowo nikt z zarządu sieci handlowej nie chciał pokazać zewnętrznej firmie swoich prawdziwych stanów magazynowych. Bali się utraty przewagi negocjacyjnej.

Jakie są główne etapy wdrażania modelu CPFR w firmie?

Proces przejścia na model współpracy wymaga twardych ustaleń prawnych i technicznych. Podzieliliśmy to w praktyce na konkretne zadania. Nie ma tu miejsca na ogólniki.

• Podpisanie umowy o poufności (NDA) i opracowanie wspólnego biznesplanu obejmującego cele finansowe, zasady dzielenia się ryzykiem oraz określenie wskaźników mierzalnych (KPI) na najbliższy rok rozliczeniowy.
• Zestawienie interfejsów API.
• Opracowanie wspólnej prognozy sprzedaży z uwzględnieniem sezonowości.
• Bieżące rozwiązywanie wyjątków i odchyleń od planu za pomocą alertów systemowych.

Dlaczego prognozowanie popytu z CPFR jest lepsze niż tradycyjne metody?

Większość firm opiera swoje prognozy na danych historycznych. Patrzą na sprzedaż z zeszłego roku i dodają pięć procent wzrostu. To ślepy zaułek. Rynek reaguje gwałtownie na pogodę, lokalne wydarzenia i nastroje konsumentów. Tradycyjne metody zawodzą, bo bazują na opóźnionych informacjach z hurtowni, a nie z koszyka klienta.

CPFR wprowadza twardy realizm. Prognoza powstaje wspólnie. Detalista wie o planowanych otwarciach nowych sklepów i lokalnych promocjach. Producent wie o ograniczeniach w fabryce i dostępności surowców. Łącząc te dwa strumienie wiedzy, uzyskujemy precyzyjny obraz sytuacji. Błędy prognostyczne spadają często o kilkadziesiąt procent.

Widziałem to na własne oczy w magazynie pod Strykowem. Zanim wdrożyliśmy wspólną wymianę informacji, towar z promocji leżał na paletach przez trzy tygodnie przed startem kampanii, blokując miejsce. Po spięciu systemów dostawy zaczęły przyjeżdżać dokładnie na 48 godzin przed startem gazetki promocyjnej. Przestrzeń magazynowa natychmiast się zwolniła. Zmniejszyliśmy koszty operacyjne operacji widłowych.

Jakie błędy w zarządzaniu zapasami eliminuje ten system?

Największym koszmarem w handlu detalicznym jest zjawisko braku towaru na półce (Out of Stock). Klient wchodzi do sklepu, nie znajduje ulubionej kawy, idzie do konkurencji. Sklep traci marżę. Producent traci sprzedaż. CPFR redukuje to zjawisko, bo algorytmy wcześnie wyłapują przyspieszone tempo sprzedaży i automatycznie generują zlecenia uzupełniające zanim zapas spadnie do zera.

Drugim błędem jest nadmiar zapasów (Overstock). Zamrażanie gotówki w towarze, który kurzy się na regałach. Wspólne planowanie pozwala na precyzyjne sterowanie produkcją. Fabryka nie tworzy wyrobów na magazyn, lecz pod konkretne, zaplanowane zejście w sieci handlowej. Obydwie strony zyskują wolną gotówkę.

Kto najwięcej zyskuje na wspólnym planowaniu dostaw?

Zdecydowanie branża FMCG (dobra szybkozbywalne) wyciąga z tego modelu największe pieniądze. Jogurty, pieczywo, świeże mięso. Towary z krótkim terminem przydatności do spożycia nie wybaczają błędów logistycznych. Jeśli zamówisz za dużo, musisz to wyrzucić. Jeśli za mało, masz puste półki.

Zyskują również duzi producenci elektroniki użytkowej. Premiery nowych smartfonów czy konsol wymagają idealnego zgrania dostaw do tysięcy punktów sprzedaży na świecie w jednym dniu. Bez wymiany danych o przedsprzedaży i rezerwacjach, logistyka załamałaby się pod ciężarem chaosu. W tych sektorach to po prostu standard pracy.

Czy małe firmy mogą korzystać z CPFR bez wielkich budżetów na IT?

To chyba hipoteza z wczoraj, że tylko giganci rynkowi mają dostęp do takich rozwiązań. Prawda wygląda inaczej. Oczywiście pełne i zautomatyzowane wdrożenie CPFR z dedykowanymi serwerami kosztuje. Mniejsze podmioty mogą jednak realizować te same założenia biznesowe w uproszczonej formie.

Zamiast drogich systemów ERP, wystarczy udostępnienie dostawcy widoku ze swojego systemu magazynowego w chmurze (SaaS). Wymaga to jedynie dyscypliny we wprowadzaniu danych i regularnych, cotygodniowych spotkań (nawet online) w celu omówienia planów. Technologia pomaga, ale fundamentem CPFR jest chęć dzielenia się wiedzą. Znam hurtownie budowlane zatrudniające piętnaście osób, które z powodzeniem realizują ten model z lokalnymi producentami styropianu.

Jakie oprogramowanie i technologie są potrzebne do wymiany danych?

Potrzebujesz API i chęci drugiej strony. Reszta to dodatki. W dużych organizacjach podstawą jest standard EDI (Electronic Data Interchange). Pozwala on na automatyczną wymianę dokumentów handlowych takich jak zamówienia, faktury czy awiza wysyłki (DESADV) między różnymi systemami informatycznymi bez udziału człowieka.

Wymiana danych o sprzedaży z kas (POS data) wymaga spięcia systemów analitycznych sklepu z oprogramowaniem dostawcy. Służą do tego platformy klasy Supply Chain Visibility. Zbierają one surowe liczby i wizualizują je na pulpitach menedżerskich. Ważne, żeby obydwie strony patrzyły na dokładnie ten sam zestaw cyfr. Inaczej cały proces traci sens i wracamy do punktu wyjścia.

Współczesne systemy ERP (Enterprise Resource Planning) mają wbudowane moduły do obsługi CPFR. Narzędzia te potrafią samodzielnie wyliczać odchylenia od prognozy i wysyłać powiadomienia do planistów, gdy sprzedaż danego produktu nagle spada lub rośnie poza ustalony margines błędu. Odciąża to ludzi z analizy tysięcy wierszy w tabelach.

Zastanawiacie się zresztą, dlaczego to na produkcji tak wyje na testach po drodze? Sam się nad tym borykałem dzisiaj u siebie. Systemy ERP po stronie producenta używają zupełnie innej nomenklatury indeksów towarowych niż kasy w sklepach. Mapowanie tych baz danych to najbardziej czasołonna część każdego wdrożenia technicznego.

Jakie są największe bariery przy wprowadzaniu CPFR na magazynie?

Brak zaufania zabija 90 procent tych inicjatyw na etapie rozmów. Sprzedawcy detaliczni panicznie boją się udostępniać swoje dane sprzedażowe. Uważają, że producent wykorzysta tę wiedzę do podniesienia cen hurtowych lub przekaże informacje konkurencji. Budowanie zaufania między korporacjami trwa latami.

Kolejną barierą jest obawa przed utratą kontroli. Kupcy w sieciach handlowych są rozliczani z marży i poziomu zapasów. Oddanie części decyzji o zamówieniach w ręce dostawcy budzi ich naturalny opór. Boją się, że producent zasypie ich magazyn swoim towarem, żeby zrealizować własne cele sprzedażowe na koniec kwartału.

Technologia też sprawia problemy. Wiele firm nadal pracuje na przestarzałych systemach, które nie potrafią komunikować się z otoczeniem z zewnątrz. Połączenie archaicznego oprogramowania lokalnej sieci sklepów z nowoczesnym systemem globalnego producenta wymaga pisania niestandardowych integracji. To kosztuje i przedłuża start operacyjny.

Wreszcie brakuje wykwalifikowanych planistów. CPFR wymaga analityków, którzy rozumieją zarówno specyfikę handlu, jak i ograniczenia procesów produkcyjnych. Znalezienie ludzi o takich kompetencjach graniczy na dzisiejszym rynku pracy z cudem. Większość pracowników logistyki potrafi obsługiwać wózki i przyjmować dostawy. Niewielu potrafi analizować trendy na przecięciu dwóch różnych firm.

Zostaw stare arkusze. Przestań wysyłać maile z pytaniami o stany magazynowe. Zadzwoń do swojego największego dostawcy i zaproponuj mu wgląd w twoje dane z kas w zamian za gwarancję dostaw. Zobaczysz, jak szybko zmieni się wasza rozmowa o pieniądzach.

Często zadawane pytania (FAQ)

• Co oznacza skrót CPFR?
  Oznacza Collaborative Planning, Forecasting, and Replenishment, czyli wspólne planowanie, prognozowanie i uzupełnianie zapasów między partnerami handlowymi.
• Czy CPFR nadaje się dla e-commerce?
  Tak. W handlu elektronicznym wahania popytu są bardzo gwałtowne, więc bezpośrednia wymiana danych z producentem mocno poprawia dostępność towaru na stronie.
• Jakie dane trzeba udostępnić dostawcy w CPFR?
  Zazwyczaj wymienia się dane o realnej sprzedaży z kas (POS), aktualnych stanach magazynowych oraz plany dotyczące przyszłych promocji.
• Czym CPFR różni się od VMI (Vendor Managed Inventory)?
  W VMI dostawca sam decyduje o wielkości dostaw i zarządza zapasem. W CPFR obydwie strony wspólnie ustalają prognozy i plany dostaw na partnerskich zasadach.
• Ile czasu trwa wdrożenie CPFR?
  Spięcie systemów informatycznych i wypracowanie procedur biznesowych między dwiema dużymi firmami zajmuje zazwyczaj od sześciu do dwunastu miesięcy.
• Kto ponosi koszty wdrożenia CPFR?
  Koszty infrastruktury po swojej stronie każda firma pokrywa we własnym zakresie. Korzyści z redukcji zapasów rekompensują ten wydatek obydwu partnerom.

Bibliografia

1. Główny Urząd Statystyczny – https://stat.gov.pl
2. Polskie Towarzystwo Logistyczne – https://ptl.net.pl
3. Wydawnictwo Naukowe PWN – https://pwn.pl
4. GS1 Polska – https://www.gs1pl.org